勉強会開催の手引き

勉強会を開催したいと思った人が手軽に開催できるように、勉強会開催の手引きをまとめたいと思います。勉強会を開催したい人は参考にしてください。(他のコミュニティの方も参考にしてください)

ステップ1. 宣言

まずは、勉強会をやりたいことを、Shibuya.trac Google Groupにて宣言します。その際に目的と実施候補予定日を書いておきます。同時にに候補日にて場所を提供してくれる人を探します。また、Wikiに勉強会を開催することを宣言し、概要とスタッフ募集の旨を記述します。。

協力者の予定を確認し、実施日を確定させます。協力者が現れない場合でも、取り敢えず確定させます。日時を確定すれば、参加者や協力者は現れてきます。実施日が確定したら、スタッフと発表者の募集を行います。

スタッフは、

程度でよいでしょう。発表者はWikiに直接書いて貰うか、メールでエントリを受付ます。

スタッフは、Shibuya.tracのGoogle Groupで募集するか、知り合いに頼むのが早いです。スタッフが集まらなかったら最悪全部自分でやります。最初から全部自分でやってもいいですが、スタッフが沢山居た方がイベントっぽくなるのでお勧めです。

発表者もGoogle Groupやブログ、Twitterなどで募集します。面白そうなプラグインを作ったり、発表をしている人が居たら、誘ってみるのも良いと思います。

基本的には、Google Group上で会議室を提供してくれる人を探しますが、見つからない場合、自分の会社の会議室を交渉するか、市民会館やホテルの会議室など、有料の会議室も探してみます。会議室はできるだけ安い方がいいでしょう。

一週間くらい前になったら、プログラムを確定させます。発表内容の関連性を考えて順番を決めます。盛り上がりそうな話題を最初に持ってくるのも忘れてはいけません。

余裕があれば、事前にスタッフで集まって打ちあわせをしても良いかも知れません。

参加者リストを打ち出しておき、受付で○をつけてもらいます。その時、2次会参加者をきちんとチェックしておきます。懇親会の金額が確定している場合は、最初に徴集しておくと良いかも知れません。懇親会の場所の地図も印刷しておくと良いでしょう。

最初と最後の挨拶では、参加者に感謝の意を述べましょう。

終了後は、開催報告をGoogle Groupへ流したり、Wikiへまとめましょう。ここが一番重要です。開催報告がないと、参加できなかった人は孤立感が増しコミュニティを離れていきます。開催報告は必ずするようにしましょう。

また、次会の勉強会を改善するために、KPTもやっておくと良いでしょう。